Une association locale qui désire organiser une manifestation doit :

• faire une demande en mairie en indiquant la ou les dates concernée(s), l'objet de la manifestation, le nombre de participants attendus,1 mois avant la date de l'évènement.

Si vous avez besoin d'une salle, voir avec la mairie au moins 6 mois à l'avance. La Mairie confirme si la salle est disponible à cette date et valide la réservation, ou propose d'autres dates de disponibilité de la salle.

Le Maire peut en dernier recours arbitrer la mise à disposition de la salle si elle est demandée par plusieurs associations locales à la même date.

• s'assurer que son contrat d'assurance couvre bien la manifestation, sinon demander un avenant à l'assureur.
• demander l'autorisation d'utiliser des créations (dessins, photos, textes, musiques...) à l'organisme gérant les droits d'auteur (Sacem, Sacd...)

A noter : si l'association ouvre un débit de boissons occasionnel, elle doit en faire la demande auprès de la Mairie, 21 jours avant la date de la manifestation. Demander un formulaire à la Mairie.

L'association organisatrice devra respecter et faire respecter les arrêtés préfectoraux et municipaux existants en matière de manifestations publiques :

• respect des règles de sécuirté,
• respect des règles d'hygiène et salubrité,
• respect de l'heure de fermeture,
• respect de la capacité légale d'accueil de la salle ou chapiteau,

Elle devra respecter les dispositions du code général des débits de boissons et de la lutte contre l'alcoolisme :

• respect de l'interdiction de donner de l'alcool à des gens manifestement ivres

En cas d'incident, l'association devra prévenir le maire immédiatement ou directement la gendarmerie en cas d'incident majeur.